Leitfaden für Terminologie-Management in der Technischen Doku
Optimieren Sie Ihre Doku mit konsistenter Terminologie und AsciiDoc – für mehr Klarheit, Effizienz und bessere Zusammenarbeit.
Konsistenz im technischen Schreiben kann darüber entscheiden, ob Benutzer Zusammenhänge verstehen—insbesondere bei komplexen Themen wie Ingenieurwesen, Gesundheitswesen oder Software. Wenn Sie schon einmal ein Handbuch gesehen haben, das dieselbe Funktion mit unterschiedlichen Bezeichnungen beschreibt („Ethernet-Anschluss“, „LAN-Anschluss“, „Netzwerkanschluss“), wissen Sie, wie verwirrend uneinheitliche Begriffe sein können.
Terminologiemanagement beugt diesem Problem vor, indem es dafür sorgt, dass Sie in Ihrer Dokumentation stets dieselben Wörter und Ausdrücke verwenden. Und in Kombination mit der Flexibilität von AsciiDoc und adoc Studio erhalten Sie eine leistungsstarke, textbasierte Lösung für die Verwaltung komplexer Dokumentationsprojekte.
Dieser Leitfaden erklärt, warum konsistente Terminologie so wichtig ist, welche typischen Fallstricke es gibt und wie Sie AsciiDoc (und die richtigen Tools) nutzen können, um Workflows zu optimieren.
Warum konsistente Terminologie entscheidend ist
1. Klarheit und Leserzufriedenheit
Wenn in der Dokumentation derselbe Begriff für dasselbe Konzept verwendet wird, erfassen Leser den Inhalt schneller. Es gibt weniger Rätselraten—kein Durchsuchen von Absätzen nach Synonymen oder wiederholtes Interpretieren von Anweisungen. Die konsequente Verwendung von Begriffen unterstützt zudem die Übersichtlichkeit in komplexen Abläufen und schafft Vertrauen, dass stets die richtigen Schritte befolgt werden.
2. Effizienz in Teams
Autoren, Redakteure, Übersetzer und Fachexperten können reibungsloser zusammenarbeiten. Wenn sich Ihr Team auf eine „Einzige Quelle der Wahrheit“ für wichtige Wörter oder Phrasen einigt, sparen Sie die Zeit, die sonst für inhaltliche Diskussionen oder Neufassungen erforderlich wäre. Besonders bei großen Dokumentationsprojekten mit vielen Mitwirkenden bringt diese Effizienz spürbare Vorteile.
3. Qualitätssicherung und Markenauftritt
Konsistenz vermittelt Ihren Kunden ein professionelles Image. Ist die Dokumentation einheitlich—sei es bei Produktanleitungen, Schulungsmaterialien oder Support-Artikeln—wird diese Klarheit mit Produktqualität und Zuverlässigkeit Ihrer Marke assoziiert. Das ist vor allem in regulierten Branchen (z. B. Medizintechnik oder Luftfahrt) entscheidend, wo uneinheitliche Begriffe schnell zu Compliance- oder Sicherheitsrisiken führen können.
4. Geringere Übersetzungskosten
Internationale Unternehmen lokalisieren ihre Dokumentation häufig für verschiedene Märkte. Ein gut gepflegtes Glossar oder eine Termbank sorgt dafür, dass Übersetzer nicht raten müssen, welche Variante eines Begriffs gemeint ist. Das Ergebnis: weniger Unklarheiten, weniger Rückfragen und letztlich niedrigere Übersetzungskosten.
Herausforderungen im Terminologiemanagement
Verstreute Datenquellen
Viele Teams speichern Begriffe in verschiedenen Tabellen, Textdateien oder Wikis. Ohne ein zentrales Repository breiten sich leicht veraltete oder unvollständige Listen im Unternehmen aus. Mehrere Versionen der „Wahrheit“ führen zu Verwirrung und zusätzlicher Arbeit.
Manuelle, fehleranfällige Prozesse
Auch wenn Ihr Unternehmen bereits Richtlinien besitzt, erfordert deren manuelle Pflege Aufmerksamkeit und Zeit. Das Risiko menschlicher Fehler ist hoch—insbesondere wenn neue Begriffe entstehen oder Verantwortliche vergessen, alle zugehörigen Dokumente zu aktualisieren.
Tool-Inkompatibilität
Das Erstellen und Pflegen einer Terminologie-Datenbank ist das eine; sie in Ihre Autorentools zu integrieren, das andere. Wenn Ihr Redaktionsteam eine Plattform nutzt, die sich nicht nahtlos mit der Termbank verbindet, verbringen Sie unnötig viel Zeit mit Kopier- und Einfügevorgängen oder dem Wechsel zwischen Anwendungen—wodurch leicht Aktualisierungen übersehen werden können.
AsciiDoc für das Terminologiemanagement
Während viele Unternehmen für ihre Dokumentation auf herkömmliche Textverarbeitungsprogramme oder proprietäre CMS-Lösungen setzen, zeichnet sich AsciiDoc durch seine übersichtliche Syntax und einen modularen, textbasierten Ansatz aus. Folgendes macht AsciiDoc für das Terminologiemanagement besonders hilfreich:
Zentrale Begriffsdefinition
Mit AsciiDoc können Begriffe und Definitionen in separaten Dateien abgelegt und bei Bedarf in Dokumente eingebunden werden. So bleibt die Verwendung von Begriffen wie „Benutzeroberfläche“ oder „Oberflächenstruktur“ konsistent.Wiederverwendbare Bausteine
Dank der Modularität von AsciiDoc lassen sich wiederkehrende Begriffe, Formulierungen und Definitionen in mehreren Dokumenten nutzen, ohne sie erneut eingeben zu müssen.Automatisierte Prüfungen und Integrationen
Externe Tools, die mit AsciiDoc kompatibel sind, können Dokumente auf die Einhaltung vordefinierter Terminologien prüfen und Abweichungen melden.Kollaboratives Versionieren
Da AsciiDoc-Dateien in Systemen wie Git versioniert werden können, ist eine einfache Zusammenarbeit an Terminologielisten und Dokumenten möglich.
Zentrale Begriffsdefinition
Eine leistungsstarke Funktion in AsciiDoc ist die Möglichkeit, Attribute—ähnlich Variablen—zu definieren, die Sie in Ihren Dokumenten überall referenzieren können. Beispiel: Sie deklarieren :ui: Benutzeroberfläche und verwenden dann {ui}, wo immer dieser Begriff auftauchen soll. Ändert sich später der Begriff, reicht es aus, ihn an einer Stelle zu aktualisieren—und sämtliche Verweise in allen Dokumenten werden beim nächsten Export automatisch angepasst.
Noch besser: Sie können diese Attribute (neben Admonition-Styles, häufig genutzten URLs usw.) in einer separaten Datei—beispielsweise terminology.adoc—sammeln und sie am Anfang Ihrer Hauptdokumente einbinden. Auf diese Weise bleiben Definitionen, Referenzen und wiederholte Bausteine zentral verwaltet, was Zeit spart und Fehler reduziert.
Hier ein Beispiel für eine einfache terminology.adoc, die fünf Attribute speichert:
:ui: Benutzeroberfläche
:osx: macOS
:app-name: adoc Studio
:supportURL: https://example.com/support
:warningAdmonition: HINWEIS: Bitte mit Vorsicht fortfahren.Nachdem Sie terminology.adoc mit einer Include-Direktive (z. B. include::terminology.adoc[]) eingebunden haben, können Sie diese Attribute in Ihrem Text einfügen. Wenn Sie beispielsweise {app-name} schreiben, ersetzt AsciiDoc dies beim Export automatisch durch adoc Studio.
Wiederverwendbare Bausteine
AsciiDoc liegt im Klartextformat vor, was das Kopieren oder Referenzieren von Standarddefinitionen, Haftungsausschlüssen oder wiederholten Textabschnitten erleichtert. Ein Beispiel: Sie definieren eine Variable für Ihre aktuelle Softwareversion—:version: 1.2.3—und nutzen {version} in Ihrem Dokument. Ändert sich die Version, aktualisieren Sie diesen Wert nur einmal—und alle Vorkommen ändern sich automatisch.
Automatisierte Prüfungen und Integrationen
Zudem eignet sich AsciiDoc hervorragend für Automation und Versionsverwaltung (Docs-as-Code). Externe Skripte oder Tools können Ihren AsciiDoc-Inhalt gegen ein vordefiniertes Glossar prüfen. Nutzt jemand eine nicht freigegebene Synonymvariante, kann Ihre CI-Pipeline dies markieren. So stellen Sie sicher, dass Fehler nicht in die finale Version gelangen.
Kollaboratives Versionieren
Zuletzt ermöglicht die Ablage von AsciiDoc-Dateien (inklusive Ihrer terminology.adoc) in Git oder anderen Versionskontrollsystemen eine transparente Änderungsverfolgung. Mehrere Autoren können gleichzeitig Beiträge leisten, Änderungen rückgängig machen oder zusammenführen, und Sie behalten stets die Übersicht über alle Commits. So bleibt jeder über die „einzige Quelle der Wahrheit“ für Ihre Dokumentation—und Ihre Terminologie—informiert.
include::_terminology.adoc[]Tipps & Tricks
1. Begriffe früh definieren
Identifizieren Sie wichtige Begriffe bereits in der Konzeptionsphase Ihres Projekts. Binden Sie Stakeholder aus F&E, Vertrieb, Marketing und Support ein, damit sowohl interne Fachbegriffe als auch nutzerorientierte Terminologie abgedeckt sind.
2. Das gesamte Team einbeziehen
Terminologiemanagement ist nicht nur Aufgabe von Technischen Redakteuren. Auch Fachexperten, Übersetzer und Produktverantwortliche müssen eingebunden werden. Ein Entwickler aus der F&E könnte zum Beispiel klären, ob „Login-Bildschirm“ und „Authentifizierungsportal“ gleichbedeutend sind oder doch unterschiedliche Bedeutungen haben.
3. Laufend aktualisieren
Produkte, Funktionen und Prozesse entwickeln sich weiter—anders sollte es bei Ihrer Terminologie nicht sein. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen—monatlich oder vierteljährlich—um veraltete Begriffe zu entfernen und neue aufzunehmen. Nur so bleibt Ihre Dokumentation stets auf dem aktuellen Stand Ihrer Produkte oder Ihrer Corporate Identity.
4. Tool-gestützte Prozesse nutzen
Setzen Sie auf Werkzeuge, die Ihren Redaktionsteam aktiv bei der Terminologie-Arbeit unterstützen. Wenn Ihr Editor beispielsweise direkt auf Ihre Termbank zugreifen oder „verbotene Wörter“ hervorheben kann, werden Fehler schneller erkannt. Für AsciiDoc-Nutzer kann eine spezialisierte App wie adoc Studio die Einbindung von Referenzen und wiederverwendbarem Content deutlich vereinfachen.
5. Schulungen und Richtlinien anbieten
Selbst die beste Terminologierichtlinie nützt wenig, wenn das Team sie nicht versteht. Bieten Sie kurze Schulungen für neue Autoren oder Übersetzer an, in denen gezeigt wird, wie die Termbank und AsciiDoc optimal eingesetzt werden. Stellen Sie auch ein kompaktes „Do’s und Don’ts“-Dokument oder eine interne Wiki-Seite mit den wichtigsten Regeln zur Verfügung.
Einführung in adoc Studio
In Zeiten globaler Märkte und rascher Produktlebenszyklen ist Konsistenz in Ihrer Dokumentation sowohl ein strategischer Vorteil als auch ein Alleinstellungsmerkmal. Durch das aktive Management Ihrer Terminologie—die frühe Definition wichtiger Begriffe, die Einbindung der richtigen Akteure und die permanente Aktualisierung—stellen Sie sicher, dass Anwender auch komplexe Informationen problemlos erfassen. Die Nutzung von AsciiDoc verstärkt diese Vorteile zusätzlich, denn es bietet eine leichtgewichtige und flexible Umgebung für textbasierte Zusammenarbeit. Wo sich diese Elemente vereinen, profitieren Sie von schlankeren Prozessen, weniger Fehlern, geringeren Übersetzungskosten und letztlich zufriedeneren Benutzern.
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