Technisches Schreiben in 2024: Ein Leitfaden
In diesem Leitfaden tauchen Sie in die spannende Welt der technischen Dokumentation ein und entdecken Trends, Tools und Best Practices.
Einführung in das technische Schreiben
Technisches Schreiben dient der präzisen, strukturierten und verständlichen Darstellung komplexer Informationen. Es verwandelt spezialisierte Inhalte in klare, benutzerfreundliche Dokumentation, die effektiv informiert oder anleitet. Diese Art des Schreibens ist in Bereichen wie Ingenieurwesen, IT, Finanzen und Gesundheitswesen unerlässlich, wo Klarheit und Präzision sicherstellen, dass die Benutzer sicher mit Produkten oder Prozessen umgehen können. Technische Redakteure erstellen eine Reihe von Dokumenten, darunter Benutzerhandbücher, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Weißbücher, Online-Hilfesysteme und technische Berichte.
Technische Kommunikation ist der Prozess der Definition, Erstellung und Bereitstellung von Informationsprodukten für Nutzungsinformationen – für die sichere, effiziente, effektive und nachhaltige Verwendung von Produkten (Waren, technische Systeme, Software, Dienstleistungen).
Dieser Leitfaden untersucht die wichtigsten Aspekte des technischen Schreibens und beschreibt die Werkzeuge, Fähigkeiten, Prozesse und Trends, die technischen Redakteuren helfen, eine effektive Dokumentation zu erstellen.
Abgrenzung des technischen Schreibens von anderen Schreibstilen
Technisches Schreiben unterscheidet sich von anderen Schreibstilen wie Copywriting, Content Writing, Akademisches Schreiben, and Journalismus. Jeder Stil hat spezifische Ziele, Methoden und Zielgruppen, die bestimmen, wie Informationen präsentiert und verstanden werden.
So unterscheidet sich das technische Schreiben von anderen Schreibstilen:
Technisches Schreiben zielt auf Präzision und Klarheit ab und liefert sachliche, strukturierte Informationen, die dem Leser helfen, Aufgaben zu erledigen oder komplexe Konzepte zu verstehen. Sie richten sich an ein spezielles Publikum und verwenden eine einfache Sprache und strukturierte Formate, um das Verständnis zu gewährleisten.
Copywriting zieht die Aufmerksamkeit auf sich und regen zum Handeln an, häufig für Werbung und Verkaufsförderung. Durch die Nutzung von Emotionen und Kreativität spricht das Copywriting ein breites Publikum an, um Interesse zu wecken, die Markenidentität zu stärken und den Absatz zu fördern.
Beim Content Writing werden die Leser durch eine verständliche, oft umgangssprachliche Sprache informiert und angesprochen. Sie konzentrieren sich auf digitale Plattformen und sind in der Regel informativ, SEO-freundlich und eher für den Markenaufbau als für detaillierte Anweisungen geeignet.
Akademisches Schreiben, das in akademischen und wissenschaftlichen Bereichen verwendet wird, präsentiert Forschungsergebnisse und Theorien. Dieser formale Stil legt den Schwerpunkt auf analytische Tiefe, Strenge und strukturierte Dokumentation für ein Publikum von Experten, Forschern und Studenten.
Der Journalismus informiert die Öffentlichkeit über aktuelle Ereignisse und liefert prägnante, zeitnahe Informationen. Die Artikel stellen die wichtigsten Fakten in den Vordergrund und zielen auf eine breite Leserschaft ab, wobei ein objektiver, geradliniger Ton verwendet wird.
Arten des technischen Schreibens
Technische Redakteure: Das Rückgrat der Innovation
Ja, es mag wie ein Klischee klingen, aber es ist wahr. Technische Redakteure gehen weit über das Schreiben hinaus - sie sind Benutzer Nr. 0, testen Produkte und verfeinern Arbeitsabläufe vor der Einführung. Sie sind auch der beste Verbündete des Supportteams, da sie das Volumen der Benutzeranfragen reduzieren. Vor diesem Hintergrund sollten wir uns den Prozess der technischen Dokumentation Schritt für Schritt ansehen.
Die Erstellung effektiver technischer Dokumente ist ein strukturierter Prozess, der mehrere Phasen durchläuft um Klarheit, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten. Gute technische Dokumente sind das Ergebnis gründlicher Planung, eingehender Recherche, sorgfältiger Ausarbeitung und strenger Tests.
1. Planung
Die Planung bildet die Grundlage eines jeden technischen Dokumentationsprojekts. In dieser Phase geht es darum, klare Ziele zu definieren, die Bedürfnisse der Zielgruppe zu verstehen und eine Struktur für das Dokument festzulegen. Technische Redakteure stellen sicher, dass die Dokumentation mit den Projektzielen übereinstimmt und eine sinnvolle Verbindung zu den vorgesehenen Lesern herstellt.
Zielpublikum definieren
Die Kenntnis Ihrer Zielgruppe bildet die Grundlage für den richtigen Ton und die richtige Struktur. Sie bestimmt auch den Grad der Komplexität eines jeden Dokuments. Stellen Sie sich vor, Sie verfassen ein technisches Handbuch für erfahrene Ingenieure; es wird ganz anders aussehen als eine Kurzanleitung für die breite Öffentlichkeit.
Um es richtig zu machen, sollten Sie sich ein paar wichtige Fragen stellen: Was ist der Hintergrund der Zielgruppe? Wie viel wissen sie bereits? Benötigt sie eine detaillierte Anleitung oder reicht ein grober Überblick aus? Die Beantwortung dieser Fragen ermöglicht es Ihnen, Inhalte so zu gestalten, dass sie ankommen.
Fristen einhalten
Effektive Planung bedeutet, realistische Fristen und Meilensteine festzulegen, um die Lieferung auf Kurs zu halten. Projektmanagement-Tools können Sie dabei unterstützen, indem sie Ihnen helfen, den Fortschritt zu verfolgen und Zeitpläne effizient zu verwalten. Dazu später mehr.
Gliederung des ersten Entwurfs
Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie eine detailierte Gliederung erstellen. Diese Gliederung dient als Fahrplan für das Dokument und stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte abgedeckt sind. Eine Gliederung erleichtert auch das Hinzufügen, Umordnen oder Entfernen von Abschnitten während des Schreibprozesses.
2. Forschung und Zusammenarbeit
Um wirklich nützliche Inhalte zu erstellen, sollten Sie sich auf die Recherche konzentrieren - sie macht 80 % der Arbeit aus, während das Schreiben die restlichen 20 % ausmacht. Eine solide Recherche bildet das Rückgrat der technischen Redaktion, insbesondere bei komplexen Themen. Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs) bringen eine weitere Ebene der Tiefe ein und bieten Einblicke aus erster Hand, die einen echten Unterschied in Bezug auf Genauigkeit und Klarheit machen können.
Geeignete Forschungsmethoden
Effektive technische Recherche bedeutet in der Regel, dass man sich mit Produktspezifikationen, Systemarchitekturen, Benutzerdaten und anderen Arten von relevanter Dokumentation auseinandersetzt. Es kann auch bedeuten, dass man sich über Industriestandards und sich entwickelnde Best Practices auf dem Laufenden halten muss.
Fachexperten (SMEs)
SMEs sind eine unschätzbare Ressource, da sie Einblicke und Zusammenhänge bieten, die den Inhalt zum Leben erwecken. Der Aufbau eines Netzwerks dieser Experten ist unerlässlich, wenn man sich mit komplizierten Themen befasst. Regelmäßige Konsultationen oder Interviews mit KMUs können sicherstellen, dass Ihre Informationen nicht nur korrekt, sondern auch abgerundet sind.
Vorlagen für technische Texte
Die Verwendung von Vorlagen sorgt dafür, dass die Abschnitte und Formate von Dokumenten projektübergreifend konsistent bleiben, was den Schreibprozess vereinfacht. Mit einer Vorlage als Grundlage können Sie sich darauf konzentrieren, die Einzelheiten auszufüllen, ohne wesentliche Elemente auszulassen. Einige reddit-User haben in diesem Thread Musterdokumente gesammelt.
Erstellen des ersten Entwurfs
Beim ersten Entwurf geht es vor allem darum, das Wesentliche in einer einfachen, klaren Sprache zu formulieren. Verzetteln Sie sich an dieser Stelle nicht in Feinabstimmungen oder Formatierungen; das Ziel ist es, den Inhalt auf die Seite zu bringen, um ihn dann durch Bearbeitung und Überarbeitung zu verfeinern.
3. Abfassung und redaktionelle Bearbeitung
Eine klare, prägnante Sprache ist in der technischen Dokumentation unerlässlich. In dieser Phase werden Entwürfe erstellt, überarbeitet und redigiert, um Genauigkeit, Konsistenz und Stil zu gewährleisten.
Wann und wie wird überarbeitet?
Die Überarbeitung sollte schrittweise erfolgen: Zunächst wird auf die inhaltliche Richtigkeit, dann auf die Klarheit und schließlich auf Stil und Konsistenz geachtet. Mit jedem Durchgang kann der Autor das Dokument Schritt für Schritt verfeinern und so seine Gesamtqualität steigern.
Die 6 K's des technischen Schreibens
Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit bei der Dokumentenerstellung
Dokumente, die einfach zu navigieren und zu verstehen sind, machen einen großen Unterschied für die Benutzererfahrung. Durch die Einhaltung von Best Practices zur Benutzerfreundlichkeit machen technische Redakteure komplexe Informationen zugänglich und erstellen eine Dokumentation, die wirklich allen Benutzern dient.
4. Korrekturlesen und Testen
Betrachten Sie das Korrekturlesen und Testen als den letzten Schliff, der Ihr Dokument zum Leben erweckt. Mit diesen Schritten werden nicht nur Fehler aufgespürt, sondern es wird auch sichergestellt, dass der Inhalt technisch korrekt, leicht zu lesen und für die Benutzer wirklich bereit ist.
Und die Benutzerfreundlichkeit ist der Schlüssel. Um dies zu erreichen, arbeiten technische Redakteure eng mit ihrer Zielgruppe zusammen und passen das Dokument an deren Bedürfnisse an.
Tipps und Tricks zum Korrekturlesen
Korrekturlesen geht über das Ausbessern von Tippfehlern hinaus. Es geht darum, Fakten zu überprüfen, die Formatierung konsistent zu halten und sicherzustellen, dass jeder Satz klar und prägnant ist.
Techniken wie das laute Vorlesen des Dokuments oder die Durchsicht einer gedruckten Version können Fehler aufdecken, die am Bildschirm leicht zu übersehen sind. Um die letzten Grammatik- oder Rechtschreibfehler zu entdecken, lesen Sie Ihren Text von hinten nach vorne. Dadurch wird der Kontext aufgehoben, und Sie können sich auf jedes einzelne Wort konzentrieren.
Was ist ein Benutzertest?
Beim Benutzertest wird Ihre Dokumentation in der Praxis erprobt und es wird deutlich, wo die Benutzer möglicherweise nicht weiterkommen oder weitere Informationen benötigen. Dieses Feedback ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, ein endgültiges Dokument zu erstellen, das der Zielgruppe wirklich dient und sie unterstützt.
5. Bereitstellung und Pflege der Inhalte
Technische Dokumentation muss zugänglich, anpassungsfähig und leicht zu pflegen sein. Die Aufgabe eines Technischen Redakteurs besteht darin, die Inhalte bereitzustellen und sie bei der Weiterentwicklung von Produkten oder Systemen auf dem neuesten Stand zu halten.
Kanäle für die Bereitstellung von Inhalten
Die Wahl des richtigen Bereitstellungsformats ist entscheidend. Neue Benutzer können sich beispielsweise auf Online-Hilfeportale verlassen, um schnelle Antworten zu erhalten, während technische Fachleute vielleicht detaillierte, herunterladbare Anleitungen benötigen, die sie offline nachschlagen können. Wissensdatenbanken hingegen ermöglichen es den Benutzern, Themen in ihrem eigenen Tempo zu erforschen, oft mit Links zu verwandten Inhalten, um tiefere Einblicke zu erhalten. Die Anpassung des Formats an die Präferenzen der Benutzer verbessert die Zugänglichkeit und steigert das Benutzererlebnis.
Verbesserung der Auffindbarkeit von Dokumenten und der Benutzerfreundlichkeit
Effektive Dokumentation sollte leicht auffindbar und nutzbar sein. Autoren nutzen Strategien wie SEO und Metadaten-Tagging, um die Auffindbarkeit zu verbessern und die Inhalte durchsuchbar und sichtbar zu machen. Die Optimierung mit Meta-Tags, Schlüsselwörter und strukturierten Überschriften hilft den Benutzern, die benötigten Informationen schnell zu finden.
Pflege der Dokumente
Regelmäßige Aktualisierungen sind entscheidend dafür, dass die Dokumentation korrekt ist und mit Produktänderungen, Benutzerfeedback und Branchenstandards übereinstimmt. Ein klarer Zeitplan für die Überarbeitung und die Versionierung der Inhalte stellen sicher, dass die Benutzer immer auf die neuesten und relevantesten Informationen zugreifen können.
Qualifikationen und Zertifizierungen im Technischen Schreiben
Technisches Schreiben erfordert eine einzigartige Mischung von Fähigkeiten, die technisches Wissen mit der Fähigkeit verbindet, komplexe Informationen klar zu kommunizieren. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wesentlichen Fähigkeiten, Soft Skills und Zertifizierungen, die für eine Karriere in der technischen Redaktion erforderlich sind.
Technisches Fachwissen und Fachkenntnisse
Technische Redakteure benötigen ein solides Verständnis des Fachgebiets, das sie dokumentieren, sei es im Bereich Software, Technik oder wissenschaftliche Forschung. Dies ist der Schlüssel zur Erstellung präziser und relevanter Inhalte, insbesondere wenn sie eng mit Fachexperten zusammenarbeiten, die spezielle Einblicke gewähren.
Wesentliche Soft Skills
Soft Skills wie Detailgenauigkeit, Anpassungsfähigkeit und effektive Kommunikation sind in der technischen Redaktion unerlässlich. Diese Fähigkeiten helfen den Autoren, die Bedürfnisse der Benutzer zu verstehen, komplexe Informationen zu interpretieren und sie auf klare und verständliche Weise zu präsentieren.
Zertifizierung und berufliche Entwicklung
Kurse und Zertifizierungen erhöhen die Glaubwürdigkeit und stärken das Fachwissen. Organisationen wie die Society for Technical Communication (STC) oder die tekom im deutschsprachigen Raum, sowie Plattformen wie Udemy und Coursera bieten spezialisierte Programme an, die alles von grundlegenden Fähigkeiten bis hin zur fortgeschrittenen Strukturierung von Dokumenten abdecken.
Standards, Regulierungen und Mehr
Die technische Redaktion ist von Branche zu Branche unterschiedlich und wird durch spezifische Standards, Tools und Compliance-Anforderungen geprägt. In Bereichen wie dem Gesundheitswesen, dem Ingenieurwesen und dem Bauwesen ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung - nicht nur als Hilfsmittel, sondern als Eckpfeiler für die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit der Benutzer und die betriebliche Effizienz.
Standards in der technischen Redaktion
Standards bieten einen Rahmen für die Konsistenz und Wiederverwendung von Inhalten. Gängige Beispiele sind:
DITA: Ein modulares, wiederverwendbares Format, das in Bereichen mit hohem Volumen wie Software weit verbreitet ist, obwohl es oft komplex zu implementieren ist.
S1000D: Dieser aus der Luft- und Raumfahrt stammende Standard erzwingt eine strenge Konsistenz und ist ideal für Branchen, die Präzision erfordern, aber oft eine spezielle Ausbildung benötigen.
Rechtskonformität und Ethik
In regulierten Branchen dient die Dokumentation sowohl der Information als auch der Einhaltung von Vorschriften. Die Verfasser müssen die Inhalte zugänglich machen und gleichzeitig strenge Datenschutz- und Rechtsstandards einhalten.
Auch die Ethik spielt eine wichtige Rolle, denn sie fördert Transparenz, Genauigkeit und Fairness. Eine ethische Dokumentation stellt ausgewogene Informationen dar, respektiert die Privatsphäre durch anonymisierte Daten und befolgt die WCAG Standards für Barrierefreiheit. Autoren sollten einseitige oder irreführende Inhalte vermeiden und bei Bedarf Haftungsausschlüsse verwenden. Angesichts der sich weiterentwickelnden Standards müssen technische Redakteure die Dokumentation regelmäßig aktualisieren, um die Genauigkeit und Konformität zu gewährleisten.
Jede Branche hat ihre eigenen Vorschriften
Hier sind 3 Beispiele für Branchen, in denen Vorschriften eine große Rolle spielen:
Im Gesundheitswesen und in der Pharmabranche muss die Dokumentation strenge Vorschriften wie HIPAA und GDPR erfüllen, um den Datenschutz und die Klarheit für die Patienten zu gewährleisten. Die pharmazeutische Dokumentation, die von Behörden wie der FDA oder der EMA reguliert wird, erfordert Genauigkeit und strenge Tests, da selbst kleine Fehler die Patientensicherheit beeinträchtigen können.
Im Maschinenbau umfasst die Dokumentation detaillierte technische Spezifikationen und Sicherheitsprotokolle, die durch Normen wie ISO 9001 und ISO 45001 geregelt sind. Konsistenz und Klarheit sind hier von entscheidender Bedeutung, da jede Fehlkommunikation zu Geräteausfällen oder Sicherheitsrisiken führen kann.
Im Bauwesen ist die Dokumentation von entscheidender Bedeutung für die Sicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und die Abstimmung zwischen den verschiedenen Projektbeteiligten. Normen wie OSHA oder EN ISO 19650 (BIM) werden häufig verwendet, und eine klare, zugängliche Dokumentation hilft, die Risiken auf Baustellen zu verringern.
Werkzeuge und Methoden für die technische Redaktion
Technische Redakteure verwenden verschiedene Tools, die auf die unterschiedlichen Dokumenttypen und Projektanforderungen zugeschnitten sind. Texteditoren, IDEs und Content Management Systeme sind für das Verfassen, Formatieren und Organisieren von Dokumentationen grundlegend.
AsciiDoc-Editoren (z. B. adoc Studio)
Vorteile: AsciiDoc’s reichhaltiges Markup ermöglicht eine technische Dokumentation wie keine andere. adoc Studio entfesselt AsciiDocs volle Fähigkeiten mit einer einfachen Benutzeroberfläche, schneller Organisation und Exportoptionen (HTML, PDF, und mehr). Ideal für technische Redakteure, kombiniert adoc Studio die Effizienz von AsciiDoc mit der Kompatibilität von Docs-as-Code und ermöglicht es Ihnen, strukturierte Dokumente in mehreren Formaten zu erstellen.
Defizite: AsciiDoc ist zwar nicht so bekannt wie Markdown, gewinnt aber in technischen Bereichen schnell an Bedeutung, und adoc Studio macht es sowohl für Einsteiger als auch für erfahrene Profis zugänglich.
WYSIWYG-Editoren (z. B. Microsoft Word, Google Docs)
Vorteile: Weithin zugängliche WYSIWYG-Editoren (kurz für What You See Is What You Get) wie Word und Google Docs bieten benutzerfreundliche Formatierungs- und Bearbeitungswerkzeuge. Sie eignen sich hervorragend für kürzere Dokumente oder Dokumente mit umfangreicher Formatierung und erleichtern die Anpassung von Stil und Layout.
Defizite: WYSIWYG-Editoren sind nicht für komplexe, groß angelegte Dokumentationsprojekte geeignet. Es fehlt ihnen an Versionskontrolle und Automatisierung, was die Verwaltung umfangreicher Dokumente oder die Ausgabe in mehreren Formaten schwierig macht.
Markdown-Editoren (z. B. Typora, Obsidian)
Vorteile: Die Einfachheit von Markdown ist ideal für einfache Inhalte und technische Notizen.
Defizite: Markdown unterstützt keine komplexen Layouts und ist daher für technische Dokumentationen nur bedingt geeignet.
DITA XML Editoren (z. B. Oxygen XML Editor, Adobe FrameMaker)
Vorteile: DITA ermöglicht strukturierte, wiederverwendbare Inhalte und ist daher für modulare Dokumentation unerlässlich.
Defizite: Die steile Lernkurve, die hohen Kosten und die Anforderungen an XML-spezifisches Wissen bedeuten, dass DITA besser für sehr technische Texte geeignet ist.
Projektmanagement für technische Redakteure
Ein effektives Projektmanagement ist entscheidend für die Organisation und Durchführung von Dokumentationsprojekten. Technische Redakteure übernehmen häufig Aufgaben des Projektmanagements, von der Festlegung von Zeitplänen bis zur Delegierung von Verantwortlichkeiten. Durch die Einrichtung klarer Arbeitsabläufe können Redakteure und Teams effizient mit Überarbeitungen, Rückmeldungen von Interessengruppen und Versionskontrolle umgehen, selbst bei großen Projekten mit mehreren Beteiligten.
Effektive Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass große, gemeinschaftliche Dokumentationsprojekte auf Kurs bleiben. Hier sind einige Empfehlungen für Tools, die auf Ihre Arbeitsumgebung abgestimmt sind
Merlin Project - Projektmanagement auf Mac, iPad und iPhone
Vorteile von Merlin Project:
Hybrid-Projektmanagement: Halten Sie Ideen in einer Mind Map fest und gehen Sie dann nahtlos in Gantt Diagramme für die traditionelle Projektverfolgung über oder wechseln Sie zu agilen Projektansichten wie Kanban-Boards, um die iterative Projektausführung zu erleichtern.
Synchronisierte Kollaboration: Die patentierte Synchronisierung zwischen Mac, iPad und iPhone sorgt dafür, dass alle Teammitglieder miteinander verbunden und auf dem neuesten Stand bleiben, und unterstützt so die gemeinsame Arbeit, egal wo sie sind.
KI-Projekterstellung: Mit dem KI-Assistenten von Merlin Project, der anhand einer einfachen Textabfrage eine erste Projektstruktur mit Aufgaben, Abhängigkeiten und Ressourcen erstellt, können Sie schnell loslegen. Passen Sie dieses maßgeschneiderte Gerüst an projektspezifische Gegebenheiten an.
Ressourcen- und Kostenverfolgung mit lokalem Datenschutz: Verwalten Sie Ressourcen, verfolgen Sie Kosten und bewerten Sie Risiken - alles in einer sicheren, lokalen Umgebung. Die Projekte werden direkt auf Ihrem Gerät gespeichert, mit optionaler Cloud-Synchronisierung auf Basis des von Ihnen bevorzugten Dienstes für zusätzliche Flexibilität.
Defizite: Merlin Project ist ausschließlich auf Apple-Systemen verfügbar, was den Zugang für Teams oder Organisationen mit Windows einschränkt. Diese Mac-Beschränkung kann ein Nachteil für plattformübergreifende Teams sein und kann die Akzeptanz in Windows-Umgebungen einschränken.
Microsoft Project – Windows-Alternative zu Merlin Project
Vorteile: Microsoft Project bietet eine weit verbreitete Lösung für Windows-Nutzer mit starken Funktionen für die Projektplanung, wie Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement und Budgetüberwachung. Es integriert sich nahtlos in die Microsoft Office Suite, was ein Vorteil für Organisationen ist, die bereits Office-Produkte verwenden. Die strukturierte Umgebung von MS Project eignet sich gut für traditionelle Projektmanagementpraktiken.
Defizite: Obwohl MS Project ein leistungsstarkes Tool für Windows-Nutzer ist, kann es für Teams, die agile oder kreative Managementmethoden benötigen, starr wirken. Zudem erfordert die cloudbasierte Zusammenarbeit ein Abonnement für MS Project Online, was ähnliche Sicherheitsbedenken wie bei anderen Cloud-Lösungen aufwirft, insbesondere beim Umgang mit sensiblen Informationen.
Cloudbasierte Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello, Monday.com)
Vorteile: Cloudbasierte Tools sind äußerst zugänglich und ermöglichen Teams die Zusammenarbeit von überall mit Internetzugang. Sie sind benutzerfreundlich und eignen sich für Aufgabenverwaltung, bereichsübergreifende Koordination und Flexibilität. Viele bieten visuelle Projektverfolgungsoptionen wie Boards, Zeitpläne und anpassbare Aufgabenlisten.
Defizite: Die Nutzung einer öffentlichen Cloud wirft Sicherheitsbedenken auf, da sensible oder private Daten anfälliger für Verstöße sein können. Zudem fehlt es den meisten dieser Tools an umfassendem Ressourcen-Tracking, Abhängigkeitsmanagement und fortgeschrittener Berichterstellung, die für komplexe, unternehmensweite Projekte erforderlich sind.
Terminologie-Management
Im technischen Schreiben ist die Konsistenz der Terminologie entscheidend für Klarheit und Genauigkeit. Terminologie Management umfasst die Entwicklung eines standardisierten Satzes von Begriffen, um die einheitliche Verwendung spezifischer Wörter, Phrasen und Fachbegriffe in allen Dokumenten sicherzustellen.
Diese Praxis ist besonders in Bereichen mit spezialisierter Sprache wertvoll, da schon kleine Abweichungen zu Missverständnissen, Ineffizienzen oder kostspieligen Fehlern führen können.
Warum Terminologie-Management wichtig ist
Konsistente Terminologie verbessert die Klarheit, insbesondere in komplexen Branchen wie dem Gesundheitswesen, Ingenieurwesen und der Technologie. Begriffe wie „bandwidth“ in der IT oder „baseline“ im Projektmanagement haben in ihren jeweiligen Bereichen präzise Bedeutungen, und eine einheitliche Verwendung hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Terminologie-Management unterstützt zudem Globalisierungsbemühungen, da es Übersetzern ermöglicht, Inhalte genauer zu lokalisieren und Fehler bei der Anpassung von Dokumentationen an verschiedene Sprachen und Kulturen zu reduzieren.
Gut verwaltete Terminologie minimiert Fehler und optimiert Prozesse, da Autoren und Redakteure genau wissen, welche Begriffe verwendet werden sollen. Dies reduziert den Aufwand für umfangreiche Korrekturarbeiten und spart Zeit, insbesondere bei großen Projekten. Darüber hinaus stärkt konsistente Terminologie die Markenidentität, indem sie ein professionelles und zuverlässiges Image vermittelt. Diese Konsistenz ist besonders in kundenorientierter Dokumentation wichtig, da klare Sprache das Engagement des Unternehmens für Qualität und Vertrauenswürdigkeit widerspiegelt.
Exkurs: Schreibblockaden überwinden
Jeder Autor hat mit Schreibblockaden zu kämpfen, doch für technische Autoren mit strikten Zeitvorgaben können diese besonders frustrierend sein. Um Abgabetermine mit dem Anspruch an Klarheit und Präzision zu vereinbaren, profitieren technische Autoren von Strategien, die den Ideenfluss fördern und das Schreiben erleichtern. Einige Beispiele:
Freies Schreiben: Nehmen Sie sich fünf bis zehn Minuten Zeit, um alles niederzuschreiben, was Ihnen zu Ihrem Thema einfällt – ohne Struktur oder Grammatikregeln. So kommen die Ideen ins Rollen.
Live-Schreibsitzungen mit Kollegen: Schreiben Sie gemeinsam mit anderen, ob persönlich oder über Zoom. Das schafft Motivation und Verantwortlichkeit und durchbricht die Isolation des Einzelarbeitens.
Mit dem einfachsten Abschnitt beginnen: Fangen Sie mit dem einfachsten Teil an, um Schwung zu holen. Das erleichtert den Einstieg in die komplexeren Abschnitte des Dokuments.
Das Thema aussprechen: Erklären Sie das Thema laut, entweder jemand anderem oder indem Sie sich selbst aufnehmen. Nutzen Sie diese gesprochenen Einsichten als Leitfaden für Ihr Schreiben.
Was kommt als Nächstes? Zukünftige Trends
Mit dem technologischen Fortschritt wird technisches Schreiben immer einflussreicher in verschiedensten Branchen. Neue Tools verbinden Präzision mit Kreativität und ermöglichen zugängliche, kulturell sensible und datengesteuerte Inhalte.
Technisches Schreiben integriert heute KI, Automatisierung und barrierefreie Technologien und entwickelt sich zu einem Bereich, der nicht nur informiert, sondern Nutzer auf dynamische Weise anspricht.
Die wichtigsten Trends im technischen Schreiben heute
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen
KI-Tools revolutionieren das technische Schreiben, unterstützen bei Korrekturlesen, Inhaltserstellung und Datenanalyse. Algorithmen des maschinellen Lernens analysieren große Datenmengen und liefern prädiktive Inhaltsvorschläge und automatisierte Empfehlungen, um nutzerzentrierte Dokumentationen zu erstellen.
Inhaltsautomatisierung und intelligente Inhaltsbereitstellung
Automatisierung vereinfacht repetitive Aufgaben, wie die Anwendung von Stilrichtlinien oder das Aktualisieren von Terminologien. Dadurch kann Dokumentation nahtlos zwischen verschiedenen Formaten und Geräten angepasst werden, was Konsistenz gewährleistet und bei groß angelegten Projekten Zeit spart.
Lokalisierungs- und Übersetzungsmanagement
Mit Blick auf globale Zielgruppen gehen technische Autoren über die Sprache hinaus, um kulturelle Nuancen in Terminologie, Formatierung und Compliance-Standards zu berücksichtigen.
Barrierefreiheit und Inklusion
Barrierefreie Dokumentationen erfüllen die Bedürfnisse aller Nutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen. Inhalte, die mit Screenreadern kompatibel sind und Barrierefreiheitsrichtlinien folgen, fördern Inklusion.
Interaktive und multimediale Inhalte
Videos, Animationen und interaktive Inhalte werden in der Dokumentation immer häufiger eingesetzt. Diese Formate sprechen unterschiedliche Lernstile an und fördern das Verständnis, wodurch technische Informationen zugänglicher werden.
Prädiktive Analysen und personalisierte Inhalte
Prädiktive Tools passen Dokumentationen individuell an die Bedürfnisse der Nutzer an, indem sie Verhaltensmuster analysieren. Autoren können so Nutzerfragen antizipieren und maßgeschneiderte Inhalte bereitstellen, die ein nahtloses Erlebnis ermöglichen.
Zusammenfassung
Technisches Schreiben ist sowohl eine Kunst als auch eine Wissenschaft. Es erfordert eine Balance aus technischem Wissen, Kommunikationsfähigkeiten und Anpassungsfähigkeit, um den Anforderungen der heutigen schnelllebigen, informationsgetriebenen Welt gerecht zu werden.
Mit einem wachsenden Verständnis dieses sich entwickelnden Bereichs bleiben wir verpflichtet, diese Ressource mit den neuesten Erkenntnissen, Standards und Trends aktuell zu halten, um Ihnen zu helfen, in dieser essenziellen Disziplin erfolgreich zu sein.
