6 Stakeholder für Tech Writer (und wie man sie für sich gewinnt)
Stakeholder verstehen und effektiv zusammenarbeiten entscheidet über den Erfolg Ihrer Dokumente. So glänzen Sie als technischer Redakteur.
Technische Redakteure arbeiten nicht alleine. Sie verbinden Ingenieurwesen, Produkt, Marketing, Support und Recht, um eine klare und präzise Dokumentation sicherzustellen. Aber jede Gruppe hat unterschiedliche Prioritäten.
Dieser Artikel bietet einen kurzen Überblick über die wichtigsten Stakeholder und zeigt, wie man effektiv zusammenarbeitet. Natürlich variieren die Rollen von Unternehmen zu Unternehmen, und kein Stereotyp trifft auf alle zu. Der beste Ansatz? Lernen Sie die Person hinter dem Titel kennen und fragen Sie, wie sie am liebsten arbeitet. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige praktische Tipps für die Zusammenarbeit mit sechs wesentlichen Teams in Ihrer Organisation.
Entwickler
Warum sie wichtig sind
Entwickler erstellen die Software, APIs und Funktionen, die technische Redakteure dokumentieren. Sie verfügen über tiefgehendes technisches Wissen, haben jedoch oft nicht die Zeit (oder Geduld), um alles im Detail zu erklären.
Herausforderungen
Entwickler konzentrieren sich auf Code. Sie könnten zu viel technisches Vorwissen voraussetzen.
Sie arbeiten in schnellen Sprints, was bedeutet, dass die Dokumentation schnell veraltet sein kann.
Viele Entwickler ziehen das Programmieren dem Schreiben vor, weshalb das Gewinnen von Informationen schwierig sein kann.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Seien Sie proaktiv: Nehmen Sie an Sprint-Meetings teil, lesen Sie Commit-Nachrichten und erkunden Sie den Code direkt.
✔ Stellen Sie strukturierte Fragen: Statt „Können Sie diese Funktion erklären?“ fragen Sie: „Welche Eingaben, Ausgaben und Randfälle sollten die Benutzer kennen?“
✔ Integrieren Sie sich in ihren Arbeitsablauf: Verwenden Sie die gleichen Tools: GitHub, AsciiDoc, Slack, um Reibungsverluste zu minimieren.
✔ Stellen Sie Vorlagen bereit: Helfen Sie Entwicklern, beizutragen, indem Sie einfache AsciiDoc- oder Markdown-Vorlagen für die Dokumentation anbieten.
Produktmanager
Warum sie wichtig sind
Produktmanager (PMs) legen fest, was entwickelt wird und warum. Sie entscheiden über Feature-Prioritäten und sorgen dafür, dass diese mit den geschäftlichen Zielen übereinstimmen.
Herausforderungen
PMs konzentrieren sich auf die strategische Ebene und nicht auf die Details der Umsetzung.
Sie könnten Funktionen zu sehr versprechen, bevor diese vollständig entwickelt sind.
Die Dokumentation ist in Produkt-Roadmaps oft ein nachträglicher Gedanke.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Beteiligen Sie sich frühzeitig: Nehmen Sie an Meetings zur Roadmap-Planung teil, um die kommenden Funktionen zu verstehen.
✔ Klären Sie die Absicht einer Funktion: Fragen Sie, warum eine Funktion existiert und nicht nur, wie sie funktioniert.
✔ Setzen Sie sich für Dokumentation ein: Erinnern Sie PMs daran, dass gute Dokumentation Support-Tickets reduziert und die Akzeptanz verbessert.
✔ Stimmen Sie die Versionshinweise mit der Dokumentation ab: Stellen Sie sicher, dass die Botschaften von Marketing und Dokumentation übereinstimmen.
UX-Designer
Warum sie wichtig sind
UX-Designer gestalten, wie Benutzer mit einem Produkt interagieren. Eine hervorragende Dokumentation ergänzt eine großartige Benutzererfahrung, reduziert Reibungsverluste und steigert das Engagement.
Herausforderungen
UX-Teams konzentrieren sich auf Visuals und Interaktionen, während technische Redakteure sich auf Text und Klarheit fokussieren.
Inkonsistente Terminologie zwischen UI-Design und Dokumentation kann Benutzer verwirren.
Designänderungen erfolgen schnell, wodurch es schwierig wird, die Dokumentation aktuell zu halten.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Verwenden Sie die gleiche Terminologie: Stellen Sie sicher, dass die UI-Beschriftungen und die Dokumentation exakt übereinstimmen.
✔ Fordern Sie Design-Vorschauen an: Das frühe Überprüfen von Prototypen hilft Ihnen, die Dokumentation zu planen, bevor die UI finalisiert wird.
✔ Betten Sie Hilfetexte sinnvoll ein: Arbeiten Sie zusammen an Tooltips, Mikrotexten und eingebetteten Anleitungen, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern.
✔ Erstellen Sie ein gemeinsames Glossar: Eine standardisierte Sprache reduziert Verwirrung zwischen den Teams.
Marketing
Warum sie wichtig sind
Marketing-Teams konzentrieren sich auf Markenbildung, Positionierung und Auffindbarkeit. Sie stellen sicher, dass die Dokumentation mit der Unternehmensstimme übereinstimmt und dazu beiträgt, Nutzer anzuziehen.
Herausforderungen
Marketing legt Wert auf Engagement-Metriken, während technische Dokumentation Genauigkeit und Klarheit priorisiert.
Suchmaschinenoptimierung kann mit technischer Genauigkeit in Konflikt stehen.
Marketing-Teams bevorzugen Storytelling, während die Dokumentation faktisch und prägnant sein muss.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Nutzen Sie SEO-Einblicke: Arbeiten Sie mit dem Marketing zusammen, um Schlüsselwörter zu identifizieren, die die Auffindbarkeit der Dokumentation verbessern.
✔ Balancieren Sie Klarheit und Engagement: Stellen Sie sicher, dass der Inhalt zuerst nützlich, dann ansprechend ist.
✔ Koordinieren Sie sich mit den Release-Ankündigungen: Stellen Sie sicher, dass die Dokumentation mit den Produkteinführungen übereinstimmt.
✔ Bewerben Sie die Dokumentation als Ressource: Helfen Sie den Marketing-Teams, die Dokumentation als Konversionstool zu nutzen.
Kundensupport
Warum sie wichtig sind
Support-Teams interagieren direkt mit den Nutzern. Sie kennen häufige Probleme, FAQs und fehlende Dokumentation besser als alle anderen.
Herausforderungen
Support-Teams haben möglicherweise nicht genügend Zeit, um detailliertes Feedback zur Dokumentation zu geben.
Oft erstellen sie ad hoc Wissensdatenbankartikel, was zu Inkonsistenzen führt.
Dokumentationsaktualisierungen erreichen sie möglicherweise nicht schnell genug.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Analysieren Sie Support-Tickets: Erkennen Sie Muster und aktualisieren Sie die Dokumentation, um wiederkehrende Probleme zu verhindern.
✔ Machen Sie die Dokumentation leicht zugänglich: Stellen Sie schnelle Links zur Verfügung, die Support-Mitarbeiter teilen können.
✔ Richten Sie Feedback-Schleifen ein: Überprüfen Sie regelmäßig die Erkenntnisse aus dem Support, um die Dokumentation zu verbessern.
✔ Ermutigen Sie zu Beiträgen: Ermöglichen Sie es Support-Teams, Änderungen vorzuschlagen oder unklare Abschnitte zu kennzeichnen.
Recht & Compliance
Warum sie wichtig sind
Rechtsteams stellen sicher, dass die Dokumentation mit regulatorischen Anforderungen, Gesetzen zum geistigen Eigentum und Datenschutzrichtlinien übereinstimmt.
Herausforderungen
Die Rechtssprache ist oft komplex und starr und steht im Widerspruch zu Dokumentationen in einfacher Sprache.
Compliance-Prüfungen können Veröffentlichungen verzögern.
Rechtsteams priorisieren Risiken, während technische Redakteure sich auf das Verständnis der Benutzer konzentrieren.
Tipps für die Zusammenarbeit
✔ Beziehen Sie die Rechtsabteilung frühzeitig ein: Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit Compliance-Prüfungen.
✔ Verwenden Sie einfache Sprache: Arbeiten Sie zusammen, um rechtliche Hinweise klar und zugänglich zu gestalten.
✔ Klären Sie Genehmigungsabläufe: Definieren Sie einen klaren Prüfprozess, um Engpässe zu vermeiden.
✔ Automatisieren Sie Compliance-Prüfungen: Verwenden Sie Tools, um in Dokumentationsentwürfen nicht konforme Formulierungen zu kennzeichnen.
So funktioniert teamübergreifende Zusammenarbeit
Jede Stakeholder-Gruppe bringt eigene Prioritäten in die Dokumentation ein. Als technischer Redakteur besteht Ihre Aufgabe darin, die Ziele aller aufeinander abzustimmen und gleichzeitig klare, effektive Inhalte sicherzustellen.
Um effizient teamübergreifend zu arbeiten, sollten Sie frühzeitig und regelmäßig kommunizieren, um unangenehme Überraschungen in letzter Minute zu vermeiden. Agieren Sie als Übersetzer, indem Sie Fachjargon in benutzerfreundliche Erklärungen umwandeln, die die Kluft zwischen Entwicklern, Produktmanagern, Marketing und anderen Stakeholdern überbrücken. Bleiben Sie anpassungsfähig, da jedes Team anders arbeitet, und Flexibilität ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Arbeitsablauf.
Es ist eine anspruchsvolle Rolle, die sowohl Präzision als auch Klarheit erfordert. Schließlich sagte Nathaniel Hawthorne:
Leicht lesbar zu schreiben, ist verdammt schwer zu schreiben.
