Projektmanagement für Technische Redakteure - Tipps & Tricks
Projektmanagement für technische Redakteure: Wichtige Phasen, Tipps zur Organisation und wie Sie Ihre Doku-Projekte im Zeitplan halten.
Die Arbeit von Technischen Redakteuren umfasst mehr als nur "das reine Schreiben". Sie managen komplexe Projekte, balancieren Zeitpläne aus und liefern klare, genaue Dokumentation, die Benutzer und Teams unterstützt.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann wissen Sie, dass Dokumentationsprojekte oft mit knappen Fristen, verstreuten Eingaben und wechselnden Anforderungen einhergehen. Ohne eine solide Projektmanagementstrategie können selbst die besten Autoren leicht den Überblick über Umfang, Prioritäten oder Interessengruppen verlieren.
Warum ist Projektmanagement für technische Redakteure notwendig?
Vielleicht denken Sie: „Ich bin hier, um Dokumentation zu schreiben, nicht um ein Projekt zu managen“. Die Realität ist jedoch, dass Dokumentation nicht in einem Vakuum existiert. Sie ist Teil eines umfassenderen Produkt- oder Systementwicklungsprozesses, und technische Redakteure müssen oft mit Aufgaben wie diesen jonglieren:
Kalkulation und Beantragung von Dokumentationsbudgets
Sammeln von Informationen von Fachexperten (SMEs)
Festlegen des Umfangs (Scope) und der Ergebnisse der Dokumentation
Verwaltung von Überprüfungen, Bearbeitungen und Genehmigungen
Abstimmung der Veröffentlichungszeitpläne mit den Produktteams
Ohne klare Projektmanagement-Methoden riskieren Sie:
Überschreitung von Terminen aufgrund schlechter Planung oder unklarer Prioritäten
Ausweitung des Projektumfangs (Scope Creep), wenn das Projekt über seine ursprünglichen Ziele hinausgeht
Verwirrung unter Teammitgliedern und Interessengruppen
Ein effektives Projektmanagement gibt technischen Redakteuren Struktur, Klarheit und Kontrolle. Es stellt sicher, dass die Ergebnisse im Zeitplan bleiben, die Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden und jeder - von den kleinen und mittleren Unternehmen bis zu den Prüfern - weiß, was erwartet wird.
Projektphasen für Dokumentationsprojekte
Wie jedes andere Projekt profitieren auch Dokumentationsprojekte davon, in klare Phasen unterteilt zu werden. Hier ist eine einfache, aber effektive Gliederung:
1. Planung
Definieren Sie den Umfang, die Ziele und die zu erbringenden Leistungen. Beantworten Sie die wichtigsten Fragen:
Welche Dokumente werden benötigt (Benutzerhandbücher, API-Dokumente, Handbücher)?
Wer ist die Zielgruppe?
Welche Ressourcen (Tools, KMUs) werden benötigt?
2. Entwicklung von Inhalten
Beginnen Sie mit dem Schreiben! Diese Phase beinhaltet:
Recherchieren und Sammeln von Beiträgen von KMUs
Ausarbeitung von Inhalten auf der Grundlage von Stilrichtlinien und Vorlagen
Sicherstellung von Klarheit, Konsistenz und technischer Genauigkeit
3. Überprüfungen und Bearbeitungen
Die Qualität des Dokuments ist entscheidend, daher sollten Sie Zeit für Überprüfungen einplanen:
Interne Überprüfungen: Überprüfung der technischen Genauigkeit und Klarheit
Externe Überprüfungen: Feedback von KMUs oder Interessengruppen
Bearbeiten Sie das Dokument iterativ und beziehen Sie das Feedback ein, ohne die Fristen aus den Augen zu verlieren.
4. Endgültige Lieferung und Veröffentlichung
Bereiten Sie die endgültigen Versionen für die Freigabe vor. Exportieren Sie in die erforderlichen Formate (PDF, HTML oder ePub) und stellen Sie sicher, dass die Dokumente mit den Projektterminen übereinstimmen.
5. Analyse nach dem Projekt
Reflektieren Sie, was funktioniert hat und was nicht:
Waren die Zeitvorgaben realistisch?
Haben die KMU rechtzeitig Beiträge geliefert?
Welche Verbesserungen können Sie auf das nächste Projekt übertragen?
Tipps und Tricks für das Management eines Dokumentationsprojekts
1. Unterteilen Sie die Arbeit in kleinere Aufgaben
Große Dokumentationsprojekte können überwältigend wirken. Verwenden Sie Meilensteine, Aufgabenlisten und Abhängigkeiten, um die Arbeit in überschaubare Teile zu zerlegen. Zum Beispiel:
Aufgabe 1: Befragung von KMUs für die API-Dokumentation
Aufgabe 2: Schreiben des ersten Entwurfs
Aufgabe 3: Überprüfung und Bearbeitung durch KMU
2. Abgleich mit den Entwicklungsteams
Halten Sie engen Kontakt zu den Produktteams und ihren Zeitplänen. Wenn Sie eine neue Funktion dokumentieren, stellen Sie sicher, dass Sie in den Zeitplan und die Besprechungen des Entwicklungsteams eingebunden sind.
3. Schaffen Sie ein zentrales Informationszentrum
Bewahren Sie Ressourcen, Vorlagen und Feedback an einem Ort auf - sei es in einem Projektmanagement-Tool, einem freigegebenen Laufwerk oder einem Raum für die Zusammenarbeit. Dadurch wird verhindert, dass Sie Zeit mit der Suche nach Dateien oder Antworten verschwenden.
4. Effektives Management von Überprüfungen
KMU-Überprüfungen können zu Verzögerungen führen, wenn sie nicht gut geplant sind. Setzen Sie klare Fristen für das Feedback und kommunizieren Sie die Erwartungen. Falls erforderlich, senden Sie sanfte Erinnerungen, um sicherzustellen, dass der Fortschritt auf Kurs bleibt.
5. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools
Tabellenkalkulationen eignen sich gut für kleine Projekte, aber größere Dokumentationsprojekte erfordern anspruchsvollere Tools. Mit einem Projektmanagement-Tool wie Merlin Project können Sie:
Aufgaben planen, Meilensteine setzen und Abhängigkeiten visualisieren
Den Fortschritt mit Gantt-Diagrammen oder Kanban-Boards verfolgen
Ressourcen und Terminen in einer zentralen Plattform verwalten
Bringen Sie Klarheit in Ihre Dokumentationsprojekte
Projektmanagement ist eine wichtige Fähigkeit für technische Redakteure. Indem Sie Projekte in Phasen unterteilen, organisiert bleiben und Tools verwenden, die die Planung vereinfachen, können Sie die Dokumentation effizient verwalten und selbst die knappsten Fristen einhalten.
