5 Tipps, wie Sie Ihre Technischen Dokumentation automatisieren

In diesem Artikel beleuchten wir, warum Automatisierung unverzichtbar ist, wie sie praktisch in Dokumentations-Workflows umgesetzt wird und welche Tools Sie dabei unterstützen können.

Warum sollten Sie Ihre Abläufe automatisieren?

Automatisierung ersetzt keine Redakteure – sie befähigt sie, intelligenter zu arbeiten. Hier sind die wichtigsten Gründe:

• Schnellere Lieferung: Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben wie Formatierung, Inhaltsaktualisierungen und die Generierung von Ausgaben wird weniger Zeit für manuelle Arbeit benötigt.

• Konsistenz: Automatisierte Prozesse gewährleisten einen einheitlichen Stil, Terminologie und Aufbau in allen Dokumenten.

• Fehlerreduzierung: Weniger manuelle Arbeitsschritte bedeuten weniger Fehler, besonders bei großen oder komplexen Projekten.

• Multi-Channel-Ausgabe: Inhalte können automatisch in Formate wie HTML, PDF und ePub konvertiert werden.

• Mehr Fokus auf Inhalte: Redakteure können mehr Zeit darauf verwenden, Inhalte zu erstellen und zu verbessern, anstatt sich mit Formatierungen oder manuellen Updates zu beschäftigen.

Kurz gesagt: Automatisierung steigert Effizienz und Inhaltsqualität und spart dabei wertvolle Zeit.

Praktische Beispiele für Automatisierung in der technischen Dokumentation

1. Inhaltswiederverwendung mit modularer Autorenschaft

Modulare Autorenschaft teilt Dokumentationen in wiederverwendbare Bausteine auf (z. B. Anweisungen, Warnhinweise oder API-Details). Diese können automatisch in verschiedene Dokumente oder Projekte integriert werden, beispielsweise durch die include-Direktive von AsciiDoc oder CCMS-Lösungen.

Beispiel: Anstatt dieselben Einrichtungsanweisungen immer wieder zu schreiben, können Sie sie automatisch einfügen lassen:

include::setup-procedure.adoc[]

2. Automatisierte Multi-Format-Publikation

Moderne Dokumentationstools ermöglichen es, Inhalte einmal zu schreiben und überall zu veröffentlichen. Durch die Automatisierung von Konvertierungen können Inhalte in mehrere Formate exportiert werden – PDF, HTML, ePub – ohne manuellen Aufwand.

Tools wie adoc Studio oder Pandoc erledigen diese Konvertierungen nahtlos.

3. Konsistente Stil- und Terminologie-Prüfung

Nutzen Sie Automatisierungstools, um Styleguides durchzusetzen und Terminologie-Inkonsistenzen zu erkennen. Tools wie Vale oder integrierte Linter in Dokumentationsplattformen markieren Fehler in Echtzeit.

Beispiele:

• Konsistente Großschreibung technischer Begriffe erzwingen.

• Passive Sprache oder grammatikalische Probleme automatisch erkennen.

4. Versionskontrolle und Zusammenarbeit

Mit Versionskontrollsystemen wie Git können technische Redakteure das Zusammenführen, Überprüfen und Freigeben von Inhalten automatisieren. Integrierte CI/CD-Pipelines stellen sicher, dass Dokumentations-Updates zusammen mit Software-Releases bereitgestellt werden.

Workflow-Beispiel:

1. Inhalte schreiben → In Git committen.

2. Automatisierte CI-Builds generieren PDF- oder HTML-Dateien.

3. Inhalte werden mit der neuesten Software-Version bereitgestellt.

5. Inhaltsaktualisierungen durch Variablen

Automatisieren Sie Inhaltsaktualisierungen (z. B. Versionsnummern, Produktnamen) mithilfe von Attributen oder Variablen. So stellen Sie Konsistenz sicher, ohne manuelle Bearbeitung mehrerer Dokumente.

Beispiel in AsciiDoc:

:product-version: 3.2 This guide is for version {product-version}.

Zusammenfassung

Durch die Implementierung von Automatisierung können technische Redakteure:

• Zeit sparen: Wiederholende Aufgaben wie Formatierung und manuelle Updates entfallen.

• Genauigkeit gewährleisten: Fehler durch konsistente Prozesse und Tools reduzieren.

• Skalierbarkeit erhöhen: Größere Projekte problemlos bewältigen.

• Schneller liefern: Mit agilen Entwicklungszyklen Schritt halten.

Automatisierung + Smarte Tools = Dokumentationserfolg

Automatisierung revolutioniert die technische Dokumentation, indem sie Workflows optimiert und die Inhaltsqualität verbessert. Egal ob bei der Verwaltung wiederverwendbarer Inhalte, der Durchsetzung von Styleguides oder der Automatisierung von Multi-Format-Publikationen – die richtigen Tools machen den Unterschied.

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